Częstotliwość sprzątania biura – jak często powinna pojawiać się firma sprzątająca?

Właściciele i zarządcy biur często zastanawiają się, jak zaplanować współpracę z firmą sprzątającą. Właściwie zaprojektowany grafik sprzątania pozwala zapewnić pracownikom czyste i higieniczne miejsce pracy, co sprzyja koncentracji i skupieniu. Warto również zauważyć, że czyste biuro buduje wizerunek firmy w oczach klientów oraz partnerów biznesowych, co może przyczynić się do zwiększenia zaufania i pozytywnego postrzegania marki. Dbałość o czystość przestrzeni biurowej świadczy o profesjonalizmie oraz zaangażowaniu w utrzymanie wysokich standardów. Zatem, jaka powinna być częstotliwość sprzątania? Od czego zależy? Jakie są najlepsze praktyki w zakresie współpracy z firmą sprzątającą? W niniejszym artykule postaramy się odpowiedzieć na te pytania.

Częstotliwość sprzątania biura – jak często powinna pojawiać się firma sprzątająca?

Pierwszym krokiem do ustalenia grafiku sprzątania jest zrozumienie, jakie czynniki mają wpływ na jego częstotliwość. Warto zwrócić uwagę na takie aspekty jak:

• Liczba pracowników – większa liczba osób pracujących w biurze generuje więcej zanieczyszczeń. W biurach o wysokiej rotacji osób, takich jak call center, gdzie codziennie przewija się duża liczba pracowników, konieczne będzie częstsze sprzątanie, aby zapobiec gromadzeniu się brudu i kurzu. W takim przypadku zaleca się codzienne sprzątanie ogólne oraz regularne czyszczenie powierzchni dotykowych, takich jak klamki, poręcze czy włączniki światła. Z kolei w biurach, gdzie pracuje niewielka liczba osób, a praca odbywa się głównie za biurkami, częstotliwość sprzątania może być mniejsza. W takich miejscach wystarczające może być sprzątanie dwa do trzech razy w tygodniu.
• Rodzaj działalności – biura zajmujące się działalnością wymagającą szczególnej czystości, jak np. firmy medyczne, mogą potrzebować bardziej rygorystycznych standardów sprzątania.
• Rodzaj powierzchni i charakter biura – częstotliwość sprzątania może być różna, w przypadku biur, w których dominują podłogi twarde i tych, w których są wykładziny bądź dywany.
• Wielkość biura – w większych biurach często występuje więcej pomieszczeń, co również wpływa na czas potrzebny na sprzątanie. Pracuje tam także więcej osób, co naturalnie generuje więcej bałaganu. W takich przypadkach harmonogram firmy sprzątającej może obejmować codzienne sprzątanie przestrzeni wspólnych, takich jak kuchnie, łazienki czy sale konferencyjne, a także regularne odkurzanie i mycie podłóg. Małe biura, które zajmują niewielką powierzchnię, mogą nie potrzebować tak intensywnego sprzątania. W przypadku mniejszych zespołów, gdzie liczba osób korzystających z przestrzeni wspólnych jest ograniczona, sprzątanie raz na kilka dni może być wystarczające.
• Pora roku – w okresie jesienno-zimowym, gdy na zewnątrz jest mokro i błotniście, do wnętrz biura może być wnoszony bród z dworu. W takim okresie warto zwiększyć częstotliwość sprzątania, szczególnie w miejscach, które są najbardziej narażone na zabrudzenia, takich jak wejście do biura, korytarze czy windy.

Grafik sprzątania – co powinny obejmować codzienne czynności?

Jeśli konieczne jest codzienne sprzątanie w firmie, powinno ono skupiać się na czynnościach, które mają na celu zapewnienie czystości w miejscach intensywnie użytkowanych. Powinno obejmować:

• Opróżnianie koszy na śmieci – zarówno w przestrzeniach biurowych, jak i w kuchniach oraz toaletach. Zapobiega to rozprzestrzenianiu się nieprzyjemnego zapachu.
• Wycieranie powierzchni roboczych – takie jak biurka, stoły konferencyjne, lady recepcyjne. Regularne przecieranie tych powierzchni zmniejsza ilość kurzu i alergenów.
• Czyszczenie powierzchni dotykowych – grafik sprzątania powinien uwzględniać dezynfekowanie powierzchni, takich jak klamki, uchwyty, włączniki światła itp. Są one codziennie dotykane przez wiele osób, o czyni je siedliskami bakterii.
• Mycie podłóg – codzienne mycie lub odkurzanie podłóg w miejscach o wysokim natężeniu ruchu, takich jak wejścia, korytarze i kuchnie, pomaga utrzymać czystość i estetykę biura.
• Utrzymanie porządku w łazienkach – firma sprzątająca powinna zadbać o codzienne czyszczenie toalet, umywalek, luster, a także uzupełnianie środków higienicznych, takich jak mydło i papier toaletowy.

Głębsze sprzątanie biura – czynności tygodniowe

Mimo codziennego sprzątania biura, istnieje potrzeba regularnego wykonywania bardziej intensywnych zadań sprzątających, które wymagają większej ilości czasu i dokładności. Zaleca się powtarzać je mniej więcej raz w tygodniu. Harmonogram firmy sprzątającej powinien obejmować:

• Dokładne odkurzanie dywanów i wykładzin – usunięcie kurzu, okruchów oraz innych zanieczyszczeń, które mogą gromadzić się głębiej w strukturze materiału.
• Mycie wszystkich podłóg – zarówno w strefach o mniejszym natężeniu ruchu, jak i w tych intensywnie użytkowanych.
• Czyszczenie sprzętu biurowego – odkurzanie komputerów, monitorów, klawiatury itp.
• Czyszczenie kuchni i sprzętów kuchennych – obejmuje np. dokładne mycie mikrofalówki, ekspresów do kawy, odkamienianie czajnika.

Czynności miesięczne i kwartalne – utrzymanie długoterminowego porządku

Pewne czynności, które nie wymagają codziennej lub nawet cotygodniowej uwagi, powinny być jednak wykonywane regularnie, aby zapewnić estetyczny wizerunek biura. Ustalając częstotliwość sprzątania z firmą sprzątającą, warto uwzględnić w grafiku takie usługi, jak:

• Mycie okien – zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne strony okien powinny być myte raz na kwartał lub rzadziej, w zależności od warunków atmosferycznych oraz lokalizacji biura.
• Czyszczenie mebli tapicerowanych – odkurzanie oraz, w razie potrzeby, pranie tapicerki foteli, krzeseł i sof jest konieczne, aby usunąć kurz, roztocza i plamy.
• Konserwacja podłóg – polerowanie podłóg twardych oraz impregnacja, jeśli jest to wymagane, poprawia estetykę, ale także wydłuża żywotność parkietu.

Jak zaplanować harmonogram firmy sprzątającej?

Grafik sprzątania jest ustalany indywidualnie z firmą sprzątającą, biorąc pod uwagę specyfikę danego biura. Specjaliści z firmy sprzątającej, dzięki swojemu doświadczeniu i znajomości branży, najlepiej potrafią ocenić faktyczną potrzebę sprzątania w danej przestrzeni biurowej. Dlatego warto posłuchać ich sugestii i uwag, które mogą pomóc w stworzeniu harmonogramu.

Ustalając grafik sprzątania, należy również wziąć pod uwagę preferencje zarządu i pracowników co do godzin wykonywania usług. Sprzątanie może odbywać się przed rozpoczęciem dnia pracy, aby nie zakłócać normalnego toku działania biura, lub po godzinach pracy, gdy pracownicy już opuszczą swoje stanowiska. Istnieje również możliwość przeprowadzania prac porządkowych w trakcie dnia, jeśli taki model nie wpływa negatywnie na komfort pracy. Elastyczne podejście firmy sprzątającej oraz otwarta komunikacja z zarządzającymi biurem pozwala wypracować harmonogram firmy sprzątającej, który będzie satysfakcjonujący dla obu stron i zapewni utrzymanie biura w czystości.